Client in a Box
Funktionen

Alles, was deine Praxis braucht. Im Detail.

Mitschriften, Klienten, Termine, Anfragen, Rechnungen und Auswertungen in einer ruhigen App. Hier siehst du, was Client in a Box kann, und welche Funktionen zu Professional gehören.

PRO = enthalten in Professional (29 € / Monat). Alles andere ist auch im kostenlosen Starter-Plan dabei.

Mitschriften

Mitschriften, die du auch nach Monaten noch verstehst.

Jede Sitzung wird gleich dokumentiert. So findest du schnell wieder, was besprochen wurde, und siehst über die Zeit, was sich bewegt.

Feste Abschnitte statt leerer Seite

Die Mitschrift gehört immer zu einem Termin. Ihr Titel mit Sitzungsnummer und den Vornamen der Teilnehmenden entsteht automatisch, Erstgespräche werden als solche benannt.

  • Aktuelle Situation: wie es dem Klienten geht, was ihn beschäftigt
  • Themen: als Schlagworte, z. B. Stress, Kommunikation, Selbstbild
  • Ziel der Sitzung: was in dieser Sitzung erreicht werden soll
  • Angewandte Interventionen: als Schlagworte, z. B. Systemische Fragen, Inneres Team, Skalierung
  • Erkenntnisse des Klienten: Aha-Momente und neue Einsichten
  • Hausübungen: was bis zur nächsten Sitzung umgesetzt werden soll
  • Nächstes Mal: was für die nächste Sitzung ansteht

Schreiben wie in einem Textprogramm

  • Fett, Kursiv, Unterstrichen, Hervorheben, Überschriften, Listen, Zitat und Trennlinie
  • Speichert automatisch kurz nach der letzten Eingabe; vor dem Verlassen mit ungespeicherten Änderungen kommt eine Warnung
  • Die Biographie des Klienten liegt als Seitenleiste neben der Mitschrift und lässt sich direkt ergänzen
  • „Alles kopieren“ übernimmt die ganze Mitschrift sauber nach Word oder in eine E-Mail
  • Alle Mitschriften eines Klienten im Tab „Mitschriften“, mit Themen und Interventionen je Sitzung
  • Dokumente zur Mitschrift: Fotos, PDF, Word und Text bis 20 MB je Datei, gesammelt auch in der Klienten-ÜbersichtPRO

KI-Zusammenfassung PRO

  • Erstellt aus deiner Mitschrift eine kurze Zusammenfassung, nur auf Knopfdruck und nach deiner Zustimmung.
  • Vorher werden die Namen deiner Klienten (Vor-, Nach- und ganzer Name) und dein eigener Name durch Platzhalter wie „Person A“ ersetzt.
  • Andere Namen im Freitext, etwa von Eltern, Kindern oder Ex-Partnern, erkennt die Ersetzung nicht. Die bleiben stehen.
  • Verarbeitet wird über die API von Anthropic (Claude).
  • Die Zusammenfassung wird verschlüsselt gespeichert. Du kannst sie bearbeiten oder neu erstellen lassen.

SitzungsvorbereitungPRO

Ein Klick im Klienten öffnet die Vorbereitung: alles Wichtige aus den bisherigen Mitschriften auf einer Seite.

  • Nächster Termin und Anzahl dokumentierter Sitzungen im Kopf
  • Biographie, bisherige Interventionen in der Reihenfolge ihres ersten Einsatzes, mit Häufigkeit
  • Hausübungen und „Nächstes Mal“ aus der letzten Mitschrift; „Nächstes Mal“ direkt hier anpassen
  • Drucken oder als PDF speichern, mit Stand-Datum und Ankreuzfeldern für die Hausübungen
  • „Alles kopieren“ für Word oder E-Mail
  • KI-Fallübersicht aus allen Mitschriften und der Biographie: Biographie, Themen, Einzelthemen & Bedürfnisse je Person, Erkenntnisse. Jeder Abschnitt einzeln nachbearbeitbar, mit Hinweis, wenn neue Mitschriften dazugekommen sind.PRO
Klienten

Jeder Klient auf einer Seite.

Die Klienten-Übersicht ist dein Arbeitsplatz: Termine, Mitschriften, Rechnungen und Stammdaten an einem Ort, mit den Aktionen, die du gerade brauchst.

Überblick statt Suchen

  • Tabs Übersicht, Termine, Mitschriften, Rechnungen und Stammdaten
  • Kennzahlen: Sitzungen (vergangen und geplant), bezahlte Belege, offene Entwürfe, nächster Termin
  • Coaching-Überblick aus allen Mitschriften: besprochene Themen und eingesetzte Interventionen mit Häufigkeit
  • Letzte Belege und alle Dokumente des Klienten auf einen Blick
  • Biographie und interne Notizen direkt bearbeiten; interne Notizen sind nur für dich sichtbar
  • Neuer Termin, neue Rechnung und Sitzungsvorbereitung direkt aus dem Klienten

Preise und Ordnung

  • Eigene Preise pro Klient für 60, 90 und 120 Minuten, wahlweise inkl. USt
  • Standardpreise als Vorschlag für neue Klienten, jede Änderung in der Preis-Historie
  • Klientenliste nach Nachname, Anlegedatum, Umsatz oder Status sortieren; Karten- oder Listenansicht
  • Status aktiv, inaktiv oder archiviert; Archivieren blendet aus, alle Daten bleiben erhalten
  • Auch für Paare: zwei Personen mit eigenen Kontaktdaten in einem Klienten, eine davon als Hauptkontakt, mit eigenem Paar-Preis und wählbarem Rechnungsempfänger

Gut zu wissen

  • Klienten werden immer nach Nachname sortiert.
  • Aus einer Anfrage wird mit einem Klick ein neuer Klient.
  • Während der Beta verwaltest du auch im kostenlosen Starter-Plan unbegrenzt viele Klienten.
Termine & Buchung

Termine planen. Buchungen annehmen.

Dein Kalender kennt Online- und Präsenztermine und markiert Erstgespräche. Klienten buchen über deinen Link oder das Widget auf deiner Website.

Termine

  • Monats-, Wochen- und Listenansicht, getrennt nach anstehend und vergangen
  • Der Preis kommt aus den Preisen des Klienten und passt sich an die Dauer an
  • Online mit Meeting-Link oder Präsenz mit Standort; beliebig viele Standorte anlegen
  • Erstgespräche markieren; Umsatz-Verlauf und Top-Klienten rechnen sie heraus
  • Mitschrift direkt aus dem Termin öffnen
  • Kalender-Abo (ICS-Feed) für Google Kalender, Apple Kalender und Outlook
  • Auf Wunsch am Vortag eine E-Mail mit deinen Terminen für morgen

Buchungsportal & Widget

  • Persönlicher Buchungslink und Widget-Code zum Einbetten auf deiner Website
  • Verfügbarkeit als wiederkehrende Wochenzeiten oder gezielt einzelne Termine, jeweils mit Format und Ort
  • Sitzungsdauer, Puffer, Vorlaufzeit, Buchungszeitraum und Begrüßungstext einstellbar
  • Automatische Bestätigung: Der Termin steht sofort in deinem Kalender, der Klient bekommt eine E-Mail mit Kalenderdatei (.ics)
  • Bei jeder neuen Buchung bekommst du eine E-Mail
  • Conversion-Tracking für Google Ads und Google Tag Manager
  • Widget-Design: Schriften, Farben und Formen an deine Website anpassenPRO
Anfragen PRO

Anfragen von deiner Website. Nichts geht unter.

Das Kontaktformular auf deiner Website schickt Anfragen direkt in die App. Du siehst, wer sich gemeldet hat, wie es weitergeht und warum jemand abgesagt hat.

Von der Anfrage zum Klienten

  • Schnittstelle für dein eigenes Kontaktformular; neue Anfragen landen in der App, dazu eine E-Mail an dich
  • Status Neu, Kontaktiert, Konvertiert, Verloren oder Archiviert
  • Absagegründe bei verlorenen Anfragen: vorgegebene Gründe und eigene, mit Notiz
  • „In Klient umwandeln“ übernimmt die Anfrage mit einem Klick als neuen Klienten
  • In den Auswertungen: Anfragen pro Woche, nach Wochentag und Uhrzeit, Absagegründe im Vergleich
Rechnungen

Von der Sitzung zur Rechnung in Sekunden.

Rechnung oder Barbeleg zur Sitzung erstellen, als PDF herunterladen oder direkt per E-Mail verschicken. Du siehst jederzeit, welche Termine noch nicht verrechnet sind.

Rechnungen und Barbelege

  • Rechnung oder Barbeleg (bar oder per Überweisung), Barbelege mit eigenem Nummernkreis
  • Fortlaufende Rechnungsnummer mit frei wählbarer Startnummer, PDF entsteht automatisch
  • Versand per E-Mail mit PDF im Anhang; Betreff und Text als Vorlage mit Platzhaltern
  • Rechnungsadresse, Bankverbindung, Standardtexte und Kleinunternehmerregelung in den Einstellungen
  • Status Entwurf, Offen, Bezahlt oder Storniert; als bezahlt markieren oder stornieren
  • Barbeleg nachträglich in eine Rechnung umwandeln
  • „Termine zur Abrechnung“: welche Sitzungen offen, bezahlt oder noch nicht verrechnet sind
  • Export aller Rechnungs-PDFs eines Monats oder Jahres als ZIP
Auswertungen PRO

Zahlen, die dir bei Entscheidungen helfen.

Die Analysen zeigen, wie sich deine Praxis entwickelt: Umsatz, Klienten, Anfragen und Auslastung, ohne Tabellenkalkulation.

Analysen

  • Umsatz-Verlauf seit Beginn, mit Prognose aus geplanten Terminen mit Preis
  • Einnahmen des Jahres nach Monat, bar und per Rechnung, als Grundlage für die Steuer
  • Neukunden-Verlauf und Top-Klienten der letzten 90 Tage
  • Monats-Statistik: Sitzungen, bezahlter Umsatz, offene Forderungen, nicht Verrechnetes, Sitzungen nach Format, Standort und Länge, Auslastung nach Wochentag
  • Preis-Potenzial: was ein Monat zu deinen aktuellen Standardpreisen gebracht hätte
  • Anfragen-Aktivität und Absagegründe
  • Beispieldaten zählen nicht in deine Auswertungen
Sicherheit

Was in der Sitzung gesagt wird, bleibt geschützt.

Mitschriften gehören zum Sensibelsten, was du hast. Deshalb werden Klientendaten verschlüsselt, bevor sie gespeichert werden.

  • AES-256-GCMNamen, Kontaktdaten, Mitschriften, Biographie, interne Notizen und KI-Texte werden auf dem Server verschlüsselt, bevor sie in der Datenbank gespeichert werden.
  • Datenbank in der EUDie Datenbank liegt in der EU, der Firmensitz in Österreich. DSGVO-konform.
  • Sichere AnmeldungPasswörter werden nur als bcrypt-Hash gespeichert, nie im Klartext. Anmelden erst nach bestätigter E-Mail-Adresse.
  • KI nur mit PlatzhalternVor jeder KI-Anfrage werden die Namen deiner Klienten und dein eigener Name ersetzt. Die KI startet nur auf deinen Klick und nach deiner Zustimmung.
  • Dokumente nur für dichHochgeladene Dateien sind nur über dein Konto abrufbar. Auch die Dateinamen werden verschlüsselt gespeichert.
  • Minimale CookiesTechnisch notwendige Cookies. Analyse nur, wenn du im Cookie-Banner zustimmst.

Starter kostenlos, in der Beta ohne Klienten-Grenze. Professional für 29 € im Monat.

Mitschriften, Termine, Buchungsportal und Rechnungen sind in beiden Plänen dabei. Mit PRO markierte Funktionen gehören zu Professional.

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